מתחילים מתמונת מצב אמיתית
Moment Complete כוללת את חמשת המוצרים ואת העוזר האישי. המידע המשותף מאפשר לראות פניות, הצעות, עבודות וחיובים באותו הקשר, אך איכות התמונה תלויה ברשומות שהוזנו ובקשרים ביניהן. אם לקוח או עבודה מופיעים פעמיים, כדאי לבדוק את הרשומות לפני שמבקשים פעולה נוספת.
בתמונת הבוקר ובהתראות מוצגים נושאים כמו עבודה שחסרים בה פרטים, הצעה שממתינה, שינוי שלא הועבר לצוות או פער בחיוב. אלה נקודות לבדיקה. התראה אינה הוראה אוטומטית לגבות, לשלוח או לשנות התחייבות.
נותנים בקשה ממוקדת לעוזר
- פותחים את העוזר האישי בסביבה הנכונה וקוראים את הנושאים שכבר מוצגים.
- מנסחים בקשה עם יעד ברור: לסכם את המצב, לאתר רשומה, ליצור משימת טיפול או להכין טיוטת הצעה מתוך מקור קיים.
- מציינים את הלקוח או העבודה הרלוונטיים ואת הפרטים שחשוב לשמור. כאשר אין מספיק מידע, משלימים אותו לפני המשך פעולה.
- בודקים את הסיכום ואת הרשומות שנוצרו או הוכנו. טיוטה מיועדת לבדיקה ואינה הצעה שנשלחה ללקוח.
בודקים פעולות שממתינות לאישור
פעולות כגון שיבוץ ויצירת דרישת תשלום עוברות דרך אישור מתאים. בתור הפעולות קוראים מה עומד להשתנות ובאיזו רשומה. בודקים סכום, איש צוות, תאריך והקשר עסקי, ורק אז מאשרים. בקשה בצ׳אט אינה מאפשרת לעוזר להתעלם מכללי העסק.
אם בינתיים העבודה או הנתונים השתנו, ייתכן שהצעת הפעולה כבר אינה מתאימה. חוזרים לרשומת המקור ומוודאים שהיא מעודכנת לפני אישור. אין לחזור שוב ושוב על אישור מתוך הנחה שלא קרה דבר; בודקים את מצב הפעולה ואת היומן.
מגדירים כללים שאפשר לבדוק
באזור כללי העסק אפשר להגדיר כללים מובנים והנחיות. כללים מובנים נאכפים בפעולות הרלוונטיות, למשל בגבייה ובשיבוץ. כלל חופשי נשמר כהנחיה לעוזר, וצריך לבדוק את יישומו בתוצאה של כל פעולה.
מומלץ להתחיל בכמה כללים ברורים: מה דורש אישור, כיצד מתייחסים ללקוח VIP ובאילו תנאים נדרשת מקדמה. הימנעו מכללים סותרים, ובדקו את ההשפעה על מקרה אמיתי לפני הוספת חריגים רבים.
מה המשמעות של ניטור העסק?
המסך מציג ניטור וסיכומים מתוך הנתונים של הסביבה. העדכון מתבצע כאשר המסך פתוח; ניטור כשהמסך סגור תלוי בשירות תזמון מחובר. הודעות חיצוניות דורשות פעולה מאושרת.
אפשר לתאר לעוזר מה קרה, או לפנות לצוות עם שם המסך, הצעדים שניסיתם והודעת השגיאה.
לשאול על המדריך פנייה לצוות